Datenschutzerklärung

Stand: 16. Oktober 2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:

Dekadrachm Holding UG (haftungsbeschränkt)
Voßstraße 25, 10117 Berlin
vertreten durch Alexandros Georgios Papachristou (Geschäftsführer)

E-Mail: [Datenschutz-Kontaktadresse] · Telefon: [Telefonnummer]

Ein betrieblicher Datenschutzbeauftragter ist [nicht bestellt / Name und Kontakt].

2. Überblick und Geltungsbereich

FinZen ist eine cloudbasierte Anwendung für Finanzmanagement und Unternehmensfinanzen („FinZen“, „wir“). Die Anwendung richtet sich an Unternehmen und wird von deren Mitarbeitern genutzt. Diese Datenschutzerklärung informiert Sie über Art, Umfang und Zwecke der Verarbeitung personenbezogener Daten, wenn Sie die Anwendung verwenden.

FinZen ersetzt keine Buchhaltungs-, Steuer- oder Rechtsberatung. In den verarbeiteten Finanzdaten können personenbezogene Daten enthalten sein (z. B. Namen von Zahlungspartnern in Umsätzen).

3. Welche Daten wir verarbeiten – Zwecke und Rechtsgrundlagen

3.1 Konto, Anmeldung und Organisation

Für die Anmeldung verarbeiten wir – technisch bereitgestellt über unseren Authentifizierungsdienstleister Clerk – Daten wie Name, E-Mail-Adresse, Organisationszugehörigkeit, Rolle sowie Anmelde- und Sicherheitsinformationen (z. B. IP-Adresse, Zeitstempel). Zweck: Vertragserfüllung, Zugriffssicherheit, Missbrauchsverhinderung. Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.

3.2 Nutzung, Einstellungen und Support

Wir verarbeiten Ihre Anwendungseinstellungen sowie Anfragen an unseren Support. Zweck: Bereitstellung und Verbesserung der Funktionen, Bearbeitung von Anfragen. Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.

3.3 Finanz- und Buchungsdaten

Wir verarbeiten Daten, die Sie in FinZen importieren oder eingeben – insbesondere Kontoumsätze (Beträge, Buchungstexte, Buchungsdaten, Zahlungspartner, Kontoreferenzen wie IBANs), Kontostände, Auswertungs- und Kategorisierungsdaten. Zweck: Darstellung, Auswertung und Verwaltung Ihrer Finanzen innerhalb der Anwendung. Diese Daten werden ausschließlich zur Erbringung der Anwendung verarbeitet – nicht für Werbung und nicht zur Weitergabe an Dritte zu deren eigenen Zwecken. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

3.4 Bankkonto-Anbindung (PSD2-Kontoinformation)

Wenn Sie Bankkonten mit FinZen verbinden, rufen wir auf Ihre ausdrückliche Veranlassung lesend Kontoinformationen von Ihren Banken ab (u. a. Konten, Salden, Umsätze). Der technische Zugang erfolgt über den hierfür regulierten Kontoinformationsdienstleister Enable Banking Oy (Espoo, Finnland), der als Kontoinformationsdienstleister durch die finnische Finanzaufsichtsbehörde (FIN-FSA) zugelassen ist. Die Freigabe erteilen Sie im Autorisierungsprozess Ihrer Bank (starke Kundenauthentifizierung).

Die abgerufenen Bankdaten werden von uns ausschließlich für den von Ihnen gewünschten Kontoinformationsdienst innerhalb von FinZen verwendet – nicht für andere Zwecke. Zugangs-Token speichern wir verschlüsselt. Sie können die Freigabe jederzeit über Ihre Bank widerrufen oder die Verbindung in FinZen trennen; nach Widerruf endet der Zugriff. Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Ihre Einwilligung im Bank-Autorisierungsprozess (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, Art. 7 DSGVO); die PSD2-spezifische Zweckbindung (Art. 67 Abs. 3 lit. d PSD2) beachten wir.

3.5 KI-gestützte Funktionen

FinZen bietet KI-gestützte Funktionen, insbesondere (a) Kategorisierung und Anreicherung von Buchungen, (b) einen KI-Assistenten/Chat sowie (c) Spracheingabe. Zu diesen Zwecken können Inhalte – z. B. Buchungsdetails, Chat-Nachrichten oder Sprachaufnahmen – an die von uns eingesetzten KI-Dienste (u. a. OpenRouter, Inc. und die darüber angebundenen Modellanbieter) übermittelt und dort zur Erzeugung von Antworten bzw. Kategorien verarbeitet werden. Zweck: Erbringung der jeweiligen Funktion. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

3.6 Server-Logs und Sicherheit

Beim Betrieb der Anwendung fallen technische Protokolldaten an (u. a. IP-Adresse, Zeitstempel, aufgerufene Funktionen, Fehlerdaten). Zweck: Betrieb, Sicherheit, Fehleranalyse, Nachvollziehbarkeit. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren und stabilen Betrieb).

3.7 Cookies und lokale Speicherung

Wir setzen ausschließlich technisch notwendige Cookies bzw. vergleichbare Speichertechniken ein – insbesondere Session-, CSRF- und Anmelde-Cookies. Marketing-, Analyse- oder Tracking-Cookies setzen wir nicht ein. Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 TDDDG sowie Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

4. Empfänger der Daten und eingesetzte Dienstleister

Wir setzen sorgfältig ausgewählte Dienstleister als Auftragsverarbeiter ein (Art. 28 DSGVO); mit ihnen bestehen Auftragsverarbeitungsverträge bzw. werden diese vor Aufnahme der jeweiligen Verarbeitung geschlossen. Eine Weitergabe zu Werbezwecken findet nicht statt; eine Offenlegung erfolgt nur, soweit gesetzlich verpflichtet.

4.1 Liste der Auftragsverarbeiter (Sub-Prozessoren)

Stand: 15. Oktober 2026

Über Änderungen dieser Liste informieren wir vor ihrem Wirksamwerden; der Hinzuziehung neuer Auftragsverarbeiter können Sie aus wichtigem Grund widersprechen. Die jeweils aktuelle Fassung ist an dieser Stelle veröffentlicht.

5. Übermittlungen in Drittländer

Soweit Dienstleister außerhalb der EU/des EWR eingesetzt werden (insbesondere USA), erfolgen Übermittlungen auf Grundlage geeigneter Garantien nach Art. 46 DSGVO (insbesondere EU-Standardvertragsklauseln) bzw. – soweit der jeweilige Anbieter zertifiziert ist – auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework. Kopien der Garantien stellen wir auf Anfrage bereit.

6. Speicherdauer

• Kontodaten: für die Dauer der Nutzung; Löschung nach Kontoauflösung.
• Finanz-/Buchungsdaten: für die Dauer der Nutzung; nach Beendigung Löschung bzw. Rückgabe/Export nach den vertraglichen Regelungen.
• Bank-Zugangs-Token: bis zum Widerruf/Ablauf der Freigabe.
• Server-Logs: nur so lange, wie für Betrieb und Sicherheit erforderlich (kurze Fristen); danach Löschung.
• Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.

7. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen (Art. 21). Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit ohne Wirkung für die Vergangenheit widerrufen (Art. 7 Abs. 3).

Zudem haben Sie das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren; zuständig ist die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Nachricht an [Datenschutz-Kontaktadresse].

8. Datensicherheit

Wir sichern die Verarbeitung durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen (Art. 32 DSGVO) ab – u. a. verschlüsselte Übertragung (TLS), verschlüsselte Speicherung sensibler Token, zugriffsbeschränkte Systeme, rollenbasierte Berechtigungen und Hosting in deutschen Rechenzentren. Die Datenbank Ihres Unternehmens ist von anderen Mandanten isoliert.

9. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt. KI-gestützte Funktionen dienen ausschließlich der Organisation und Auswertung Ihrer Finanzdaten.

10. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die beschriebenen Verarbeitungen ändern. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.